Domizilgewährung im revidierten Geldwäschereigesetz

Am 1. Oktober 2026 treten das revidierte Geldwäschereigesetz (GwG) und das neue Bundesgesetz über die Transparenz juristischer Personen (TJPG) in Kraft. Wer berufsmässig Gesellschaften, Firmen, Stiftungen oder gar Trusts «beherbergt» stellt, wird damit zum geldwäschereirechtlichen Berater – mit Anschlusspflicht an eine Selbstregulierungsorganisation (SRO), Sorgfaltspflichten und Vorgaben für die interne Organisation.

Das Geschäftsmodell bleibt zulässig. Was sich ändert, ist der Aufwand vor und während des Mandats. Wer erst im Oktober beginnt, ist sehr spät dran: Das SRO-Anschlussgesuch ist bis 1. Dezember 2026 einzureichen, und ein Onboarding-Prozess lässt sich nicht in zwei Wochen aufbauen.

Dieser Beitrag folgt der Reihenfolge, in der die Arbeit anfällt. Für Betreiber von Coworking Spaces, Shared Offices und CoLabs folgt nach Schritt 2 ein eigener Abschnitt: Bei ihnen verläuft die Grenze nicht zwischen Betrieben, sondern quer durch die eigene Mitgliederliste.

Schritt 1: Wer ist unterstellt?

Nach Art. 2 Abs. 3ter GwG gilt ab 1. Oktober 2026 als Berater, wer berufsmässig und während mehr als sechs Monaten Adressen oder Räume als Domizil oder Sitz für Rechtseinheiten bereitstellt. Als Rechtseinheiten gelten Die Schwellenwerte für die Berufsmässigkeit finden sich in Art. 12f der revidierten Geldwäschereiverordnung (GwV).

Beide Merkmale sind einzeln zu prüfen:

Berufsmässig heisst selbständige, auf Ertrag gerichtete Tätigkeit. Ob sie im Haupt- oder Nebenerwerb erfolgt, ist unerheblich. Der Treuhänder, der «nebenbei» für zwölf Mandantengesellschaften die c/o-Adresse führt und dafür je CHF 600 pro Jahr fakturiert, ist berufsmässig tätig.
Mehr als sechs Monate: Die kurzfristige Adresse während einer Sitzverlegung fällt nicht darunter. Massgebend ist die tatsächliche Dauer, nicht die vertragliche Mindestlaufzeit – der auf drei Monate befristete, aber viermal verlängerte Vertrag zählt.

Zwei Klarstellungen, die in der Praxis oft untergehen:

Die Unterstellung ist nicht auf Sitzgesellschaften oder nicht operative Unternehmen beschränkt. Auch eine operativ tätige Gesellschaft kann Domizildienstleistungen beziehen.
Niemand wird allein deshalb zum Domizilhalter, weil eine Mieterin von Geschäftsräumen eine juristische Person ist und die Mietadresse als Domizil im Handelsregister eintragen lässt.

Regelmässig nicht erfasst sind:

der Vermieter, der tatsächlich nutzbare Geschäftsräume überlässt (die Abgrenzung von echter Vermietung von Geschäftsräumen zur Domizilgewährung wird in diesem Artikel noch genauer behandelt).
die unentgeltliche Bereitstellung der Konzernadresse an eine Tochtergesellschaft – es fehlt an der Berufsmässigkeit;
Personen, die eine Gesellschaft an der Wohnadresse des einzigen Verwaltungsrat eintragen ihres eigenen Verwaltungsrats einträgt – niemand erbringt eine Leistung an einen Dritten;
der Vermieter, der tatsächlich nutzbare Geschäftsräume überlässt (dazu sogleich).

Schritt 2: Das eigene Portfolio durchleuchten

Die zentrale Abgrenzungsfrage lautet nicht, wie Verträge bezeichnet werden oder welche Leistungen schriftliche Verträge ausweisen, sondern was tatsächlich an Leistungen erbracht wird. Nach der Botschaft des Bundesrates liegt Domizilierung vor, wenn der Hauptzweck der Leistung darin besteht, eine Adresse bereitzustellen, von welcher der Anbieter weiss, dass sie als Sitz oder Domizil einer Rechtseinheit dienen soll. Werden nur Räume exklusiv und dauern überlassen, oder erfolgen auch Postannahme, Korrespondenzweiterleitung, Telefonservice, Mitbenutzung von Sitzungszimmern oder bestehen gelegentlich nutzbare Arbeitsplätze? Das Gesamtbild entscheidet.

Ein Dokument mit dem Titel «Mietvertrag» schützt also nicht vor der Qualifikation als Domizilvereinbarung, wenn die Mieterin faktisch keinen selbständigen Zugang zu den Räumen hat. Auch die Etiketten «Business Center», «Coworking» oder «Serviced Office» präjudizieren zunächst nichts.

ang richtet sich nach dem Risiko. Das Gesetz verlangt kein Schema F, aber es verlangt, dass Ihre Risikoklassifizierung schriftlich begründet ist.

Indizienraster Vermietung vs. Domizilgewährung

Praktischer Test: Durchgehen Kundenliste durch und Markieren jeder Kundenbeziehung, bei der einem Prüfer nicht innert Minuten aufgezeigt werden kann, welche Fläche der Kunde exklusiv nutzt und wie er ohne Mitwirkung tagsüber und nachts hineinkommt. Diese Positionen sind vermutungsweise Domizilmandate.

Typische Konstellationen

Tatsächlich genutztes Geschäftsbüro. Zwei abschliessbare Büros, eigene Schlüssel, drei Mitarbeitende täglich vor Ort, Buchhaltung im Haus, Kundenempfang.

→ Miete beziehungsweise Untermiete. Dass dieselbe Adresse als Sitz eingetragen ist, ändert nichts. Klar nicht unter dem GwG

Klassische c/o- oder Virtual-Office-Lösung. Es wird die Adresse des Anbieters als Geschäftsadresse zur Verfügung gehalten, es werden Post und amtliche Zustellungen entgegen genommen und weitergeleitet (geöffnet oder ungeöffnet). Der Kunde hat dafür vor Ort kein Personal und nur ein Ablagefach statt ein fest zugeteiltes Büro.

→ Domizilgewährung. Berufsmässig und über sechs Monate erbracht, klar dem GwG unterstellt.

Kanzlei oder Treuhandbüro als c/o-Adresse der Mandantenholding. Die Familienholding ist «c/o» bei beim Anbieter im Handelsregister oder im Unternehmensregister des Bundesamts für Statistik eingetragen. Der Anbieter führt die Buchhaltung und nehmen die Post entgegen.

→ Domizilgewährung. Dass die Adresse nur ein Nebenprodukt des Beratungsmandats ist, hilft nicht: Erfasst ist die Leistung, nicht das Motiv. Klar dem GwG unterstellt.

«Miete» eines Quadratmeters. Der Vertrag bezeichnet einen Flächenanteil als Mietobjekt, der Kunde erhält aber weder Schlüssel noch festen Arbeitsplatz noch eine realistische Nutzungsmöglichkeit.

→ Trotz mietvertraglicher Bezeichnung Domizilgewährung. Klar dem GwG unterstellt.

Zutritt nur nach Voranmeldung oder nach Türöffnung durch Empfang. Kein eigener Schlüssel, keine dauerhaften Zugangsrechte.

→ Die fehlende eigenständige Nutzungsmöglichkeit spricht stark für eine Domizildienstleistung. Ziemlich eindeutig dem GwG unterstellt.

Coworking, Shared Office und Serviced Office. Hier verläuft die Grenze quer durch das eigene Angebot – dazu der eigene Abschnitt unten.

Mehrfachvergabe derselben Fläche. Ein einzelnes Büro wird mehrfach (oder auch nur im Wochenwechsel) mehreren Firmen als «eigenes Büro» vermietet; derselbe Platz wird mehrfach als «fixer Desk» verkauft, obwohl gleichzeitige Nutzung (wenn nicht rechtlich, so zumindest faktisch) ausgeschlossen ist; ein Raum mit Kapazität für zwei Arbeitsplätze dient zwölf Gesellschaften als Sitz.

→ Solche Modelle sprechen regelmässig gegen eine echte Geschäftsraummiete: Es fehlt an der ausschliesslichen, tatsächlichen Gebrauchsüberlassung. Wer sein Angebot so strukturiert hat, sollte nicht darauf setzen, dass die Vertragsbezeichnung trägt. Ziemlich eindeutig dem GwG unterstellt.

Fokus: Coworking, Shared Office und CoLab

Für Betreiber von Coworking Spaces, Shared Offices, Business Centers und CoLabs stellt sich die Frage anders als für den klassischen Domizilanbieter. Das Geschäft ist nicht als Ganzes unterstellt oder nicht unterstellt – die Grenze verläuft quer durch die Kunden- bzw. Mitgliederliste. Am selben Standort können 60 «Memberships» bestehen, von denen 15 Domizilmandate sind und 45 nicht.

Die drei Filter

Ob eine einzelne «Membership» unterstellt ist, entscheidet sich an drei Fragen. Nur wenn alle drei bejaht werden, liegt eine Domizildienstleistung vor:

Ist das Mitglied eine Rechtseinheit? Die Freelancerin als natürliche Person fällt nicht darunter, auch wenn sie täglich am Hot Desk sitzt. Ihre Einzelunternehmung mit Handelsregistereintrag hingegen schon.
Dient die Adresse des Anbieters als Sitz oder c/o-Adresse dieser Rechtseinheit? Ohne Sitz- oder c/o-Eintrag keine Domizilgewährung. Das ist der wirksamste Hebel. Ist die Rechtseinheit allerdings am Briefkasten oder an der Haustür angeschrieben, wird auch dieser Hebel unwirksam.
Erfolgt dies berufsmässig und über mehr als sechs Monate? Bei Monatsabos, die stillschweigend verlängert werden, ist die Sechsmonatsschwelle praktisch immer überschritten.

Bleibt die Vorfrage, ob nicht ohnehin echte Raumnutzung vorliegt und damit ein Mietverhältnis – das ist die Abgrenzung, die der Anbieter produktweise vornehmen muss.

Angebotsstufen, einzeln beurteilt

Business Adresse / Firmenadresse / «Sitzadresse». Adresse plus Postannahme, kein Arbeitsplatz. Das ist der Kern der Domizilgewährung und dem GwG unterstellt, sobald berufsmässig und über sechs Monate erbracht. Dass es das günstigste Produkt im Portfolio ist, ändert nichts – die Sorgfaltspflichten sind dieselben wie beim Private Office.

Virtual Office und Virtual Office Plus. Adresse, Postweiterleitung, lokale Telefonnummer und Rufannahme, dazu ein Guthaben für Meetingräume oder einige Coworking-Tage pro Monat. Genau diese Kombination nennt die Botschaft ausdrücklich unterstellt: Postannahme, Korrespondenzweiterleitung, Telefonservice und gelegentlich nutzbare Arbeitsplätze ändern den Charakter der Domizilgewährung nicht. Wer glaubt, mit bloss fünf Meetingraumstunden pro Monat einer Unterstellung unter das GwG ausweichen zu können, irrt.

Flex Desk, Hot Desk, Day Pass. Kein zugewiesener Platz, keine garantierte Verfügbarkeit. Ist zusätzlich der Sitz an der Adresse (oder von mehreren Adressen) der nutzbaren Räume oder Arbeitsplätze eingetragen, überwiegt die Adresskomponente regelmässig – die Nutzungsmöglichkeit ist zu unbestimmt, um als Hauptleistung durchzugehen. Ist kein Sitz eingetragen, keine Domizil (für Post und anderes) gemeldet, ist die Membership schlicht irrelevant für das GwG.

Fix Desk / Dedicated Desk. Ein namentlich zugewiesener Arbeitsplatz mit abschliessbarem Rollcontainer, 24/7-Badge und tatsächlicher Nutzung spricht für Miete. Prüfen Sie aber die gelebte Realität: Ein «Fix Desk», an dem seit vierzehn Monaten niemand gesessen hat, während trotzdem monatlich dreissig Briefe weitergeleitet werden, ist wirtschaftlich eine Domiziladresse mit einem unbenutzten Möbelstück daneben.

Private Office / Team Room. Abschliessbarer Raum, eigener Schlüssel, exklusive Zuweisung, Beschriftung an der Tür. Das ist Miete beziehungsweise Untermiete – auch wenn dieselbe Adresse als Sitz eingetragen ist. Bei Mehrfachvermietungen desselben Raums überwiegt meist die Domizilgewährung.

CoLab, Makerspace, Labor- und Werkstattplätze. Wo Mitglieder Maschinen, Laborbänke, 3D-Drucker oder Werkstattflächen tatsächlich benutzen, spricht viel für echte Nutzung. Aber auch hier zählt die Intensität: Das Startup, das monatlich zwei Stunden am Lasercutter arbeitet, ansonsten aber nur seine Post abholt, ist näher beim Domizil als bei der Miete. Umgekehrt ist das Biotech-Team mit fest zugeteilter Laborbank, eigenem Kühlschrankfach und werktäglicher Präsenz ein klarer Mietfall.

Mischpakete. Viele Betreiber verkaufen Bundles: Adresse plus zehn Tage Coworking plus zwei Meetingraumstunden. Massgeblich ist, welcher Bestandteil wirtschaftlich im Vordergrund steht – bei einem Preis, der weitgehend dem reinen Adressprodukt entspricht, ist die Antwort meist klar.

Der wirksamste Hebel: Sitzeintrag nur mit Freigabe

Die Unterstellung hängt oft daran, dass die Adresse des Anbieters als Sitz oder c/o-Adresse verwendet wird. Darüber kann der Anbieter vertraglich bestimmen.

Empfehlenswert ist eine Regelung in AGB und Membership-Vertrag, wonach die Eintragung der Adresse als Sitz oder Rechtsdomizil im Handelsregister – und ebenso die Verwendung als Domiziladresse gegenüber Behörden – die vorgängige schriftliche Freigabe durch den Anbieter voraussetzt und nur zusammen mit dem entsprechenden, entsprechend bepreisten Produkt erhältlich ist. Wer das durchsetzt, hält den unterstellten Teil des Portfolios klein, definiert und kalkulierbar.

Der Kontrollaufwand hier darf nicht unterschätzt werden. Die unentgeltlichen Abfragen beim Handelsregister (Zefix) lassen keine Abfragen nach Adressen zu. Ein Mix von gutem Online-Research und die Überprüfung eingehender Post sind die Methoden der Wahl.

Was das operativ bedeutet

Mitgliederdatenbank um zwei Felder ergänzen: «Rechtseinheit ja/nein» und «Adresse als Sitz oder c/o verwendet ja/nein». Diese beiden Felder entscheiden, welche Kunden / Mitglieder unters GwG fallen.
Community Manager schulen. Das Onboarding läuft am Empfang, nicht in der Rechtsabteilung. Es braucht die klare Regel, dass eine Sitzadresse nie informell zugesagt wird – auch nicht «schnell für die Gründung».
Postprozess als Frühwarnsystem. Amtliche Zustellungen, Betreibungsurkunden und Gerichtsurkunden an ein Mitglied sind ein starkes Indiz dafür, dass die Adresse des Anbieters als rechtlicher oder faktischer Sitz dient – unabhängig davon, was gebucht wurde.
Kapazitätsplausibilität prüfen. Wenn am Standort mehr Rechtseinheiten ihren Sitz haben, als Arbeitsplätze bestehen, ist das erklärungsbedürftig. Die Frage kommt erfahrungsgemäss nicht von der SRO zuerst, sondern vom Handelsregisteramt oder von einer Strafverfolgungsbehörde.
Produktpreise nachrechnen. Ein Adressprodukt für wenige Franken im Monat trägt die Kosten eines vollständigen Onboardings, einer jährlichen Überprüfung und der Dossierführung nicht. Entweder die Compliance wird eingepreist, oder das Produkt wird nicht weiter angeboten.
Upgrade- und Downgrade-Trigger definieren. Der Wechsel vom Private Office zum Virtual Office macht aus einem Mietverhältnis ein Domizilmandat – und löst die vollständigen GwG-Pflichten aus. Das muss im Buchungssystem hinterlegt sein, sonst rutscht es durch.

Aufgabe des Domizilgeschäfts

Eine legitime Option ist, künftig gar keine Sitzadressen mehr anzubieten und sich auf Arbeitsplätze zu beschränken. Das erspart SRO-Anschluss und Sorgfaltspflichten, sofern konsequent umgesetzt.

Zu bedenken ist dabei: Bestehende Kunden / Mitglieder brauchen Zeit und eine realistische Frist, um ein neues Rechtsdomizil zu finden. Eine Gesellschaft ohne gültiges Rechtsdomizil riskiert registerrechtliche Folgen bis hin zur Liquidation wegen Organisationsmangels. Verträge müssen ordentlich gekündigt werden. Nach Ablauf der Frist ist im Handelsregister nachzuprüfen, ob der Sitz tatsächlich verlegt wurde. Solange die Adresse eingetragen bleibt, wird faktisch weiterhin eine Domizilleistung erbracht.

Schritt 3: SRO-Anschluss

Wer unterstellt ist, muss sich nach Art. 14 Abs. 1 GwG einer anerkannten SRO anschliessen. Das Gesuch ist bis spätestens 1. Dezember 2026 einzureichen – zwei Monate nach Inkrafttreten. Wer die Berufsmässigkeitskriterien später erfüllt, hat ab diesem Zeitpunkt zwei Monate Zeit.

Ein freiwilliger Beitritt vor dem 1. Dezember 2026 ist möglich; einzelne SRO gewähren dafür reduzierte Gebühren für das Kalenderjahr 2026. Der praktische Vorteil ist grösser als der finanzielle: Sie durchlaufen Aufnahmeprüfung und Grundschulung, bevor die Frist alle gleichzeitig zur SRO treibt.

Die Tätigkeit ohne erforderlichen SRO-Anschluss ist nicht folgenlos. Art. 44 FINMAG sieht bei Vorsatz Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe vor, bei Fahrlässigkeit Busse bis CHF 250'000; hinzu kommen aufsichtsrechtliche Massnahmen. Für die Verletzung der Meldepflicht droht nach Art. 37 GwG Busse bis CHF 500'000 (fahrlässig bis CHF 150'000).

Schritt 4: Interne Organisation aufbauen

Der SRO-Anschluss ist die Eintrittskarte, aber nicht die Erfüllung der Pflichten. Erwartet werden regelmässig:

Interne GwG-Weisungen, die Ihren tatsächlichen Betrieb abbilden – nicht eine heruntergeladene Mustervorlage, die von Transaktionsüberwachung spricht, obwohl Sie keine Vermögenswerte halten.
Ein GwG-Verantwortlicher mit definierten Kompetenzen und Stellvertretung.
Schulung: Grundkurs bei Eintritt, danach jährliche Weiterbildung, dokumentiert.
Interne Kontrollen in festem Rhythmus, mit Protokoll.
Periodische Prüfung durch die SRO oder eine Prüfgesellschaft in deren Auftrag; festgestellte Mängel sind fristgerecht zu beheben.
Dossierführung und Aufbewahrung: Belege und Abklärungen sind so zu dokumentieren, dass ein sachkundiger Dritter die Beziehung nachvollziehen kann; die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre (Art. 7 Abs. 3 GwG).

Für ein Portfolio von 30 bis 50 Domizilmandaten heisst das in der Praxis: ein strukturierter Dossierordner pro Kunde, eine Übersichtsliste mit Risikoklasse und Datum der letzten Überprüfung, ein Wiedervorlagesystem.

Schritt 5: Onboarding neuer Mandate

Die Sorgfaltspflichten nach Art. 3 ff. GwG verlangen vor Vertragsschluss: Identifizierung der Vertragspartei, Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person, Erfassung von Gegenstand und Zweck der Dienstleistung, Dokumentation – und bei erhöhten Risiken zusätzliche Abklärungen.

Standarddossier:

gültige Identitätsnachweise der vertretungsberechtigten Personen;
aktueller Handelsregisterauszug oder Gründungsunterlagen;
Beteiligungs- und Kontrollstruktur bis zu den natürlichen Personen;
Identitätsnachweise der wirtschaftlich berechtigten Personen;
nachvollziehbare Beschreibung der Geschäftstätigkeit;
Begründung für das Schweizer Domizil;
Angaben zur beabsichtigten Raumnutzung und zur Erreichbarkeit.

Einfacher Fall: Eine deutsche Familienholding lässt ihre Schweizer Tochter domizilieren. Pässe der beiden Verwaltungsräte, Handelsregisterauszüge beider Gesellschaften, Beteiligungsdiagramm mit zwei natürlichen Personen zu je 50 %, Beschreibung der Lizenzverwertung, Begründung des Schweizer Sitzes. Dossier in wenigen Tagen bereinigt, Risikoklasse normal.

Erhöhtes Risiko: Aktionariat über drei Jurisdiktionen, Nominee-Direktor, Geschäftszweck «internationaler Handel», Kontaktperson erreichbar nur über einen Vermittler. Hier sind zusätzliche Abklärungen angezeigt – Verträge mit den wichtigsten Gegenparteien, Nachweise zur Mittelherkunft, gegebenenfalls Abklärung einer PEP-Eigenschaft. Reichen die Antworten nicht, ist die Ablehnung des Mandats die sauberere Lösung als ein dünnes Dossier.

Der Umfang richtet sich nach dem Risiko. Das Gesetz verlangt kein Schema F, aber es verlangt, dass Ihre Risikoklassifizierung schriftlich begründet ist.

Schritt 6: Bestandesmandate bereinigen

Die Sorgfaltspflichten gelten während der ganzen Dauer der Beziehung. Altmandate – oft über Jahre gewachsen, teilweise mit einer Passkopie von 2014 – sind vor Inkrafttreten zu sichten und zu priorisieren.

Typische Auslöser für sofortiges Handeln:

der Ausweis des Zeichnungsberechtigten, von dem eine Kopie vorliegt, ist nicht mehr gültig;
die im Dossier vermerkte Tätigkeit («IT-Beratung») deckt sich nicht mit der eintreffenden Post (Zollbescheide für Warenimporte);
der wirtschaftlich Berechtigte hat gewechselt, ohne dass darüber informiert wurde;
die Gesellschaft ist seit zwei Jahren nicht mehr erreichbar, die Post stapelt sich;
Betreibungsurkunden oder Strafbefehle häufen sich.

Ein pragmatisches Vorgehen: Portfolio in drei Gruppen teilen – vollständig dokumentiert, lückenhaft, problematisch – und die dritte Gruppe zuerst bearbeiten. Für die Nachforderung empfiehlt sich ein standardisiertes Schreiben mit Frist, Unterlagenliste und dem Hinweis, dass die Anfrage gesetzlich vorgeschrieben ist und nicht auf einem Verdacht beruht.

Bleiben Antworten aus oder sind sie widersprüchlich, ist zu entscheiden, ob das Mandat weitergeführt werden kann. Wichtig: Ein blosses Beenden der Beziehung ist keine Lösung, wenn bereits ein meldepflichtiger Verdacht besteht – die Meldepflicht entfällt durch die Kündigung nicht.

Schritt 7: Verträge und Prozesse anpassen

Ihre Vertragsdokumentation sollte vor dem 1. Oktober 2026 überarbeitet werden:

Mitwirkungspflicht des Kunden bei Identifikation und Nachdokumentation, mit Frist;
Meldepflicht des Kunden bei Änderungen der wirtschaftlich Berechtigten, der Zeichnungsberechtigten oder der Geschäftstätigkeit;
Kündigungsrecht bei fehlender Mitwirkung;
Datenbearbeitung und Aufbewahrung transparent geregelt;
Klare Bezeichnung der Leistung: Wo tatsächlich Räume überlassen werden, sollten Zugangs- und Nutzungsrechte im Vertrag stehen und gelebt werden. Wo eine Adresse zur Verfügung gestellt wird, geht es um eine Domizilvereinbarung. Ein «Mietvertrag» über einen Quadratmeter oder über ein Büro, das effektiv gar nicht exklusiv und dauerhaft zur Verfügung steht, schafft keine Miete, dafür aber viel Erklärungsbedarf.

Transparenzregister: Zugriff, aber keine Entlastung

Das zentrale Register der wirtschaftlich berechtigten Personen wird vom Bundesamt für Justiz geführt und ist nicht allgemein öffentlich. Dem gwG unterstellte Personen können im gesetzlich vorgesehenen Umfang darauf zugreifen, soweit dies zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten erforderlich ist.

Der Registereintrag ersetzt Ihre eigene Prüfung nicht. Angaben des Kunden, eingereichte Unterlagen und die wirtschaftliche Plausibilität der Struktur bleiben eigenständig zu beurteilen.

Meldepflicht: kein Automatismus

Bei Wissen oder begründetem Verdacht auf bestimmte geldwäschereirelevante Sachverhalte ist Meldung an die Meldestelle für Geldwäscherei (MROS) zu erstatten – namentlich, wenn Vermögenswerte mutmasslich aus einem Verbrechen oder qualifizierten Steuervergehen stammen, der Kontrolle einer kriminellen oder terroristischen Organisation unterliegen oder der Terrorismusfinanzierung dienen.

Nicht jede fehlende Unterlage begründet einen Verdacht. Der Regelfall sind zusätzliche Abklärungen; die Meldepflicht greift nur unter den gesetzlichen Voraussetzungen. Eine Vermögenssperre kommt bei reinen Domizilanbietern regelmässig nicht in Betracht, da keine Vermögenswerte gehalten werden. Für Anwältinnen und Anwälte sowie Notare gelten Besonderheiten, soweit Informationen dem Berufsgeheimnis unterliegen.

Meldebereitschaft herstellen

Die Meldung hat nach Art. 9 GwG unverzüglich zu erfolgen. Wer erst im Moment des Verdachts anfängt, den Zugang zum Meldesystem einzurichten, die Zuständigkeit zu klären und Unterlagen zusammenzusuchen, kann diese Vorgabe nicht einhalten. Die folgenden Vorbereitungen gehören deshalb vor den 1. Oktober 2026 – nicht in den Ernstfall.

1. Technischer Zugang zu goAML

Verdachtsmeldungen werden ausschliesslich über das Meldesystem goAML der Meldestelle für Geldwäscherei (MROS) eingereicht. Meldungen über das Message Board oder auf anderem Weg werden nicht akzeptiert. Ohne Registrierung ist keine Einreichung möglich.

Die Registrierung erfolgt zweistufig: zuerst die Ersterfassung der Organisation, dann die persönliche Registrierung der einzelnen Nutzerinnen und Nutzer. Wegen der Zwei-Faktor-Authentifizierung kann der Administrator die Konten seiner Mitarbeitenden nicht selbst anlegen – jede meldeberechtigte Person muss den Prozess selbst durchlaufen.

MROS verlangt in der Schweiz keine Registrierung auf Vorrat und empfiehlt sie im Bedarfsfall. Praktisch heisst das trotzdem: Vorab ist festzulegen, wer Administrator wird und welche zweite Person ebenfalls meldeberechtigt sein soll. Die Registrierungsanleitung samt Kontaktdaten der MROS-Hotline liegen im Weisungsordner bereit.

2. Zuständigkeit, Stellvertretung, Erreichbarkeit

Es muss schriftlich festgelegt sein, wer den Entscheid über eine Meldung trifft – in aller Regel der GwG-Verantwortliche – und wer bei Abwesenheit zur Hauptentscheidungsträgers zuständig ist. Ein Gremium, das einmal im Monat tagt, ist mit «unverzüglich» nicht vereinbar.

Bei Coworking- und Shared-Office-Betreibern kommt ein zweiter Punkt hinzu: Die Beobachtungen entstehen am Empfang und bei den Community Managern, nicht beim GwG-Verantwortlichen. Der Eskalationsweg vom Empfang zur zuständigen Person muss benannt, bekannt und kurz sein.

3. Interne Meldung und Dokumentation der Nichtmeldung

Es braucht ein einfaches internes Formular, mit dem Mitarbeitende eine Beobachtung weitergeben, samt Frist für die Weiterleitung. Ebenso wichtig: Auch der Entscheid, nicht zu melden, wird dokumentiert – mit Sachverhalt, vorgenommenen Abklärungen und Begründung. Bei einer Prüfung ist ein nachvollziehbar begründeter Negativentscheid verteidig bar; eine Lücke im Dossier ist es nicht.

4. Ein Kriterienkatalog für das Domizilgeschäft

Standardlisten aus dem Bankengeschäft sprechen von Transaktionsmustern, die ein Domizilgeber gar nicht sieht Warnzeichen sind in diesem Geschäft andere:

Häufung von Betreibungsurkunden, Gerichtsurkunden oder Strafbefehlen an der Domiziladresse;
Anfragen von Banken, Behörden oder ausländischen Steuerverwaltungen zur Gesellschaft;
Post, die inhaltlich nicht zur angegebenen Geschäftstätigkeit passt – Zollbescheide bei einer «Unternehmensberatung»;
der Kunde verweigert oder verzögert Angaben zur wirtschaftlich berechtigten Person;
kurzfristiger Wechsel von Zeichnungsberechtigten oder Aktionariat kurz nach Gründung;
Weiterleitung der Post ausschliesslich an Dritte ohne erkennbaren Bezug zur Gesellschaft;
Zahlung der Gebühren durch unbeteiligte Dritte oder aus wechselnden Jurisdiktionen;
die Gesellschaft oder ihre Organe tauchen in Medienberichten oder auf Sanktionslisten auf;
Kontaktaufnahme ausschliesslich über Vermittler, keine direkte Erreichbarkeit der Organe.

Der Katalog gehört in die internen Weisungen und in die Schulung – sonst erkennt niemand den Fall, und die beste Meldeorganisation läuft leer.

5. Meldefähige Dossiers

Eine Verdachtsmeldung besteht nicht aus einem Satz. Beizulegen sind die Unterlagen, auf denen der Verdacht beruht: Identifikationsdokumente, Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person, Vertrag, relevante Korrespondenz, Notizen zu den Abklärungen. Beilagen werden als PDF eingereicht, nach Möglichkeit OCR-erkannt, mit einer Maximalgrösse von 20 MB pro Datei.

Ein Dossier, das nur aus einer Passkopie von 2014 besteht, erlaubt keine substantiierte Meldung. Das ist der zweite, oft unterschätzte Grund für die Bestandesbereinigung nach Schritt 6.

6. Informationsverbot

Nach Art. 10a GwG dürfen weder der Kunde noch Dritte über die Meldung informiert werden. Das muss in der Weisung stehen und geschult sein, denn die Verstösse passieren beiläufig: der Community Manager, der dem Mitglied «unter uns» einen Hinweis gibt; die Kündigung, die mit einer Andeutung auf «behördliche Abklärungen» begründet wird; die Rückfrage beim Treuhänder des Kunden.

Eine in diesem Punkt neutrale Sprachregelung für Kundenkontakte wird vorab festgelegt. Der Kreis der Mitwissenden muss so klein wie möglich gehalten werden.

7. Verhalten nach der Meldung

Die Geschäftsbeziehung wird nicht reflexartig beendet – ein abrupter Abbruch kann die Papierspur unterbrechen und ändert an der bereits entstandenen Meldepflicht nichts. Post und amtliche Zustellungen werden weiter entgegengenommen und dokumentiert. Rückfragen von MROS sind fristgerecht zu beantworten; die Dokumentation ist zehn Jahre aufzubewahren.

Zur Entlastung: Wer eine Meldung in guten Treuen erstattet, ist nach Art. 11 GwG von strafrechtlicher und zivilrechtlicher Verantwortlichkeit befreit – auch wenn sich der Verdacht nicht bestätigt. Die Sorge vor einer Haftung gegenüber dem Kunden ist kein Grund, nicht zu melden. Umgekehrt kostet die Verletzung der Meldepflicht nach Art. 37 GwG bis zu CHF 500'000.

Neben der Meldepflicht besteht das Melderecht nach Art. 305ter Abs. 2 StGB: Wahrnehmungen, die für eine Meldepflicht nicht ausreichen, dürfen der MROS gemeldet werden. Ob davon Gebrauch gemacht wird, sollte bewusst entschieden und in der Weisung geregelt sein.

8. Einmal trocken durchspielen

Die wirksamste Vorbereitung ist ein Testlauf: Auf der Grundlage eines realen Mandats, wird ein fiktiver Verdachtsfall bis zur vollständig ausgefüllten Meldung durchgespielt – ohne sie abzusenden. Die Ergebnisse werden dokumentiert – insbesondere, woran es hakt. Erfahrungsgemäss zeigt sich dabei innert einer Stunde, welche Dossierangaben fehlen, wer den Entscheid eigentlich fällen müsste und dass niemand einen Zugang hat. Diese Erkenntnisse sind vor dem Ernstfall günstig zu haben. Fehler im Ernstfall sind teuer.

Fristenplan

Fazit

Die Regulierung verbietet die Domizilgewährung nicht – sie reguliert sie. Ob die Regulierung sinnvoll ist, darüber lässt sich ewig debattieren.

Anbieter, die ihre Prozesse sauber aufsetzen, haben die Nase vorn: Die Abgrenzung zu Angeboten, die auf mehrfach vergebenen Quadratmetern und dünnen Dossiers beruhen, wird schärfer, und ein dokumentiertes Verfahren ist gegenüber Prüfern wie gegenüber Kunden ein Argument.

Für Coworking- und Shared-Office-Betreiber lautet die Kernbotschaft: Nicht der Standort entscheidet, sondern die einzelne Membership. Wer weiss, welche seiner Mitglieder die Adresse als Sitz führen, und wer diesen Eintrag an ein bewusst gewähltes und richtig bepreistes Produkt knüpft, hat den regulatorischen Aufwand im Griff. Wer es nicht weiss, erbringt unterstellte Dienstleistungen, ohne es zu merken.

Der grösste Fehler ist, auf die Vertragsbezeichnung zu vertrauen. Beurteilt wird das Gesamtbild der vereinbarten und tatsächlich erbrachten Leistungen – und zwar rückblickend, und vor allem dann, wenn schon andere Probleme bestehen.